Wat als ik de persoonsgegevens na vier maanden nodig heb voor een schadeclaim?

Soms vraagt een klant na een aantal maanden om opheldering over een levering. Het rit-ID, de locatie van de stop en informatie over bedrijfslocaties en hubs blijven gewoon in het platform staan. Zoek je de exacte naam of het telefoonnummer van de chauffeur of de consument, bijvoorbeeld om contact op te nemen voor meer informatie? Kijk hiervoor in je eigen bronsysteem, zoals je transportmanagementsysteem (TMS).

Wil je een halfjaarlijkse evaluatie doen van je routes?

Na zes maanden halen we de gedetailleerde GPS-kruimels uit de Control Tower. Gelukkig is dit geen probleem voor je trendanalyses! Gebruik hiervoor onze Transport Performance Monitor. Deze werkt al met geanonimiseerde data en geeft je precies de inzichten die je zoekt. Ook blijven alle gerealiseerde rittijden en stopafmeldingen, gewoon bestaan tot ze na de langere bewaartermijn van 2 jaar definitief opgeruimd worden.

Wij gebruiken rithistorie en foto's voor meer dan zes maanden. En nu?

Deze informatie blijft bewaard voor de huidige, langere bewaartermijn van 2 jaar. 

We gebruiken de chat soms als bewijs voor gemaakte afspraken.

Na zes maanden verdwijnen de chatberichten. Hierin kiezen we een balans tussen privacy van de betrokkenen, zoals chauffeurs, ritbegeleiders en planning en supportmedewerkers, en bedrijfsmatige vastlegging van belangrijke afwijkingen en afspraken (bijvoorbeeld toestemming om van een route af te wijken). Mochten je berichten van specifieke ritten toch langer willen bewaren, leg die dan direct vast in je eigen primaire systeem, zoals als notitie bij de order in je TMS. Gebruik de chat in Simacan waar het voor bedoeld is: voor snelle, operationele afstemming rondom de rit! Zo raak je de context achteraf nooit kwijt.

Waarom gaat dit in op dinsdag 7 april?

Dinsdag 7 april klinkt misschien wat willekeurig, maar we hebben er over nagedacht. Allereerst geven we je graag de tijd om deze verandering goed te begrijpen en intern te communiceren. We nemen graag de tijd om vragen te beantwoorden voordat dit in gaat.

Toen we in de agenda keken voor een maand vooruit, kwamen we eerst op 1 april, maar die datum voelt toch altijd wat ongemakkelijk. Ook valt Pasen in het eerste weekend van april, en weten we hoe druk deze periode voor jullie kan zijn. Vandaar dat we dit pas laten in gaan op de dinsdag na Pasen.

Het lukt me niet om gegevens te exporteren voordat deze wijziging ingaat!

Dat is vervelend. We gaan ervan uit dat we je kunnen helpen. Neem contact op met onze supportafdeling, en we kijken wat we voor je kunnen doen.

Bewaart Simacan gegevens echt niet langer dan de bewaartermijnen?

Ja, dat doen we wel, namelijk specifiek in de back-ups van onze systemen. We leggen alle informatie uit het platform veilig vast in back-ups, en die bewaren we nog maximaal drie maanden. We schermen deze back-ups streng af, waardoor niemand er tijdens de normale operatie zomaar bij komt. Alleen geselecteerde medewerkers van Simacan halen deze data in uitzonderlijke situaties terug. Dit betekent dat de effectieve bewaartermijn, zoals we die in de aankondiging en de verwerkersovereenkomst noemen, in de praktijk drie maanden langer is. Daarmee verkleinen we het risico op lekken of onbevoegde toegang sterk.

Sluiten mijn huidige overeenkomsten nog wel aan bij de werkelijkheid?

Bestaande overeenkomsten komen inderdaad niet meer exact overeen met de praktijk. Onze nieuwe werkwijze sluit beter aan bij de huidige privacywetgeving en de verwachtingen van personen. Daarom hebben we een update van onze verwerkersovereenkomst voor beschikbaar, die aansluit op deze nieuwe bewaartermijnen. Neem contact met ons op voor de meest recente overeenkomst!

Kan ik vanuit de Transport Performance Monitor nog steeds doorklikken naar oude ritten in de Control Tower?

Ja, dat kan. Alle ritten blijven opvraagbaar, en zullen op basis van de gecommuniceerde bewaartermijn meer of minder detail bevatten. Oudere ritten zullen dus mogelijk geen klant- en chauffeursgegevens, GPS kruimels en chatberichten meer bevatten.

Ik kan op basis van de GPS gegevens nog steeds klantadressen herleiden of achterhalen waar een bezorger is geweest, waarom lopen die bewaartermijnen niet gelijk?

Goed gezien. Het klopt dat de adresgegevens van klanten al na drie maanden verwijderd worden, en de GPS gegevens pas na zes maanden, terwijl een GPS locatie ook als persoonsgegeven gezien wordt. Dat is een belangrijk privacyverschil: het is in de tussentijd niet meer mogelijk om op basis van naam, postcode of straat te zoeken naar specifieke klanten. Zoeken op GPS locatie kan in ons systeem niet. Ook is niet meer in te zien welke chauffeur een bepaalde rit gereden heeft, tenzij dit uit externe bronnen afgeleid wordt. Daarmee wordt het privacyrisico veel kleiner. En zo kunnen GPS posities (en ook chatberichten) wel drie maanden langer gebruikt worden voor bijvoorbeeld het nagaan van correcte stopafmeldingen, financiële claimafhandeling of schademeldingen.

Verdwijnen hiermee ook locaties en aanrijroutes van mijn zakelijke adressen?

Nee, wij ruimen beheerde locaties niet op. Alle adressen die via Masterdata beheerd worden, en waar bijvoorbeeld geofences en aanrijroutes voor ingetekend zijn blijven behouden tot het einde van de dienstverlening. Daaronder vallen ook namen en eventuele telefoonnummers en emailadressen van deze locaties. Het kan dus zo zijn dat we nog wat persoonsgegevens langer bewaren. Onze inschatting is dat hier geen persoonlijke namen, adressen, telefoonnummers of emailadressen in staan. In een enkel geval gaat het om bijvoorbeeld een eenmanszaak, en overlappen bedrijfsgegevens met persoonlijke gegevens. Als je hier gegevens wil verwijderen, dan kun je dat in Masterdata doen.